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Algumas competências-chave a mencionar no CV de uma secretária
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Foto: Divulgação
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Após terminar a sua formação de secretariado, está à procura de um novo emprego como secretário. A primeira coisa a fazer é atualizar o seu CV, certificando-se de que se destaca da concorrência no domínio do secretariado. Para tal, é essencial aprender a escrever um CV de secretária perfeito, mencionando certas características do seu trabalho. Mas quais são as competências essenciais que demonstram o profissionalismo de uma secretária?
Boas competências interpessoais
As competências interpessoais de um candidato ao cargo de secretário são a principal fonte de diferença entre os candidatos durante o recrutamento. Com efeito, os empregadores baseiam a sua decisão em vários perfis idênticos nestas competências, daí a razão de as mencionar no currículo de secretária. Numa administração, a secretária é a montra da empresa, pelo que é essencial que todos os clientes da empresa fiquem satisfeitos com o acolhimento que recebem. Além disso, as competências interpessoais são fatores que facilitam a transmissão de informação entre os empregados e os seus colegas. Para tal, as principais competências interpessoais que uma secretária deve possuir incluem: capacidade de escuta, empatia e boa expressão oral.
Capacidade de organização
Um secretário deve demonstrar capacidades de organização a fim de completar todas as tarefas de rotina que lhe são atribuídas dentro de um determinado período de tempo. Por outras palavras, devem ser capazes de dar prioridade às suas tarefas, começando por aquelas com os níveis de prioridade mais urgentes. Além disso, devem estimar o tempo necessário para completar cada tarefa. Contudo, o rigor e a metodologia são competências que caracterizam o campo do secretariado. Por conseguinte, todos os secretários devem possuir estas qualidades a fim de desempenharem as suas várias tarefas de forma brilhante, sem qualquer risco de erro ou supervisão. Além disso, uma secretária deve ser produtiva e dinâmica, mantendo simultaneamente uma boa compreensão e uma comunicação eficaz com os colegas.
Um sentido de confidencialidade
Numa administração, os secretários são os empregados que são expostos diariamente a informações confidenciais. A natureza do trabalho exige que a secretária trate de uma certa quantidade de dados pessoais de forma confidencial. O trabalho de uma secretária requer, portanto, um certo compromisso de discrição relativamente a informações sensíveis tratadas no decurso das suas funções. No entanto, uma secretária deve ser versátil para poder passar facilmente de uma tarefa para outra sem perturbações. Devem ser capazes de planear bem as consultas, arquivar bem os documentos, escrever bem os relatórios e oferecer um caloroso acolhimento telefónico e físico aos clientes.
Domínio das ferramentas informáticas
Uma secretária deve estar à vontade com as novas tecnologias de informação, em particular as ferramentas informáticas e o software de escritório principal do Pack-Office. Estes incluem Word, Excel, PowerPoint e Outlook, que são essenciais no mundo do trabalho, especialmente no sector do secretariado. Assim, cada secretário deve ter um perfeito domínio das funcionalidades mais avançadas destes programas e deve ser capaz de os manipular rapidamente. Além disso, a capacidade de escrita, uma boa gestão do stress e um sentido de serviço ao cliente são outras competências que devem ser mencionadas num CV, a fim de conseguir um emprego como secretária.
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